Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 5 februari 2026

1. Inleiding

Omgever (hierna: "wij") neemt de bescherming van persoonsgegevens en informatie zeer serieus. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, en welke rechten u heeft.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Omgever is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken.

• Bedrijfsnaam: Omgever
• Adres: Hengelo
• Website: www.omgever.nl
• E-mail voor privacyvragen: privacy@omgever.nl
• KvK-nummer: 99713187

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Persoonsgegevens van klanten en gebruikers

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Categorie	Gegevens	Grondslag
Accountgegevens	Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld)	Uitvoering overeenkomst
Contactgegevens	Naam contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres	Uitvoering overeenkomst
Facturatiegegevens	Bedrijfsnaam, factuuradres, BTW-nummer	Uitvoering overeenkomst / Wettelijke verplichting
Gebruiksgegevens	Inlogmomenten, uitgevoerde analyses, IP-adres	Gerechtvaardigd belang (beveiliging, dienstverlening)
Communicatie	E-mailcorrespondentie, supportverzoeken	Uitvoering overeenkomst

3.2 Geen persoonsgegevens in AI-analyse

Belangrijk: De documenten die via onze AI worden geanalyseerd (ruimtelijke onderzoeken, milieurapporten, etc.) bevatten géén persoonsgegevens.

• Gebruikers zijn verplicht om persoonsgegevens uit documenten te verwijderen vóór upload.
• Persoonsgegevens worden niet naar AI-servers gestuurd.
• Zie onze Algemene Voorwaarden voor meer informatie over dit verbod.

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Dienstverlening – Het aanmaken en beheren van accounts, toegang tot het platform.
2. Facturatie – Het versturen van facturen en verwerken van betalingen.
3. Communicatie – Het beantwoorden van vragen en verlenen van support.
4. Beveiliging – Het beveiligen van het platform en detecteren van misbruik.
5. Verbetering – Het verbeteren van onze dienstverlening (op basis van geanonimiseerde/geaggregeerde gegevens).
6. Wettelijke verplichtingen – Het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen (Art. 6 AVG):

• Uitvoering van de overeenkomst – Noodzakelijk om onze diensten te kunnen leveren.
• Wettelijke verplichting – Zoals fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang – Voor beveiliging, fraudepreventie en verbetering van diensten.

6. Hoe zit het met AI en uw data?

Dit is belangrijk:

• Wij gebruiken geavanceerde AI-modellen om zakelijke documenten te lezen en te analyseren.
• Uw persoonsgegevens (accountgegevens etc.) worden NIET naar AI-systemen gestuurd.
• Geüploade documenten worden NIET gebruikt om AI-modellen te trainen.
• De AI-analyse betreft uitsluitend zakelijke/technische documenten zonder persoonsgegevens.

7. Ontvangers en doorgifte

7.1 Verwerkers en dienstverleners

Onze webapp draait op Microsoft Azure. Persoonsgegevens (klantgegevens, e-mailadressen) worden opgeslagen binnen Azure in de EU.

Partij	Dienst	Persoonsgegevens	Locatie
Microsoft Azure	Hosting webapp, opslag	Ja (klant/gebruikersgegevens)	EU
Mistral AI	PDF-conversie	Nee	EU
Anthropic	AI-documentanalyse	Nee	VS

Toelichting AI-analyse: Anthropic (VS) ontvangt uitsluitend zakelijke documenten zonder persoonsgegevens. Omdat er geen persoonsgegevens worden verwerkt, is dit geen doorgifte van persoonsgegevens in de zin van de AVG.

7.2 Geen doorgifte van persoonsgegevens buiten EU/EER

Wij sturen geen persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Persoonsgegevens (accountgegevens, klantgegevens) blijven uitsluitend binnen de EU (Microsoft Azure).

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

Gegevens	Bewaartermijn
Accountgegevens	Tot 1 jaar na beëindiging account
Facturatiegegevens	7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Geüploade documenten	Tot beëindiging account of op verzoek eerder
Communicatie/support	2 jaar na laatste contact
Logbestanden	1 jaar

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage – U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie – U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering – U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen ("recht op vergetelheid").
• Recht op beperking – U kunt de verwerking laten beperken.
• Recht op dataportabiliteit – U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Hoe uitoefenen? Stuur een e-mail naar privacy@omgever.nl met een kopie van uw identiteitsbewijs (u mag uw BSN en pasfoto afschermen). Wij reageren binnen 4 weken.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen:

• Versleutelde opslag en transport (TLS, encryptie at rest)
• Multi-Factor Authenticatie (MFA)
• Toegangscontrole op basis van "need to know"
• Regelmatige beveiligingsupdates
• Incidentresponsplan

11. Datalekken

In geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden:

• Melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Informeren wij u indien het lek een hoog risico voor u inhoudt.

12. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@omgever.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie is altijd beschikbaar op ons platform. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u per e-mail.

14. Contact

Heeft u vragen over deze verklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

E-mail: privacy@omgever.nl
Algemeen: info@omgever.nl